8 min Come scrivere una mail in inglese perfetta per ogni occasione: la guida che aspettavi
- L'importanza del contesto: formale o informale?
- La struttura della email in inglese: l'architettura del messaggio
- L'oggetto della mail: la prima impressione conta
- Saluto iniziale: come iniziare una mail in inglese
- La frase di apertura: rompere il ghiaccio
- Veniamo al dunque: il corpo della lettera
- Conclusione: come chiudere una mail in inglese
- L'importanza della firma
- Frasi utili per scrivere una mail in inglese
- Qualche dritta per scrivere un'email efficace in inglese
- Qualche esempio pratico
- Conclusione: la pratica rende perfetti
- Tono, formule di saluto e struttura della email cambiano in base al rapporto con il destinatario (formale vs informale).
- Struttura chiara = comunicazione efficace, quindi definisci tutti le parti della mail: oggetto preciso, apertura professionale, corpo conciso, chiusura coerente e firma completa.
- Nelle email le formule sono importanti. Nelle email formali usa Dear Mr/Ms, I am writing to…, Yours sincerely/faithfully; nelle informali Hi, Hey, Cheers.
- Mantieni sempre un tono educato e corretto, evita imperativi, usa i verbi modali e rileggi sempre prima di inviare.
Saper scrivere una email in inglese è diventata una competenza imprescindibile. Che tu debba contattare un datore di lavoro, chiedere informazioni per un viaggio o semplicemente scrivere a un amico che vive all’estero, la capacità di comunicare via email può aprirti molte porte nel mondo globale.
Tuttavia, il timore di commettere un errore, di usare un tono sbagliato o di non conoscere la corretta intestazione lettera formale può bloccarci. Spesso ci chiediamo: sono troppo diretto? Questa frase è corretta?
Per rispondere ai tuoi dubbi, in questa guida, analizzeremo nel dettaglio come scrivere una mail in inglese, esplorando le differenze tra stile formale e informale, fornendo esempi concreti e formule pronte all’uso. Non avrai più alcun dubbio quando cliccherai su “Invia”. 📨
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Ma adesso cominciamo!
L'importanza del contesto: formale o informale?
Ancora prima di digitare la prima parola, devi analizzare il contesto. A chi stai scrivendo? La relazione con il destinatario detta le regole del gioco.
👉 Se scrivi a un’azienda, a un professore o a qualcuno che non conosci, devi optare per una lettera formale in inglese. Qui la professionalità è tutto.
👉 Se invece l’interlocutore è un collega stretto, un amico o un conoscente, puoi usare uno stile più rilassato. Capire il livello di formalità è il primo passo per fare una buona impressione.
La struttura della email in inglese: l'architettura del messaggio
Indipendentemente dal tono, ogni email efficace segue una struttura precisa. Una buona struttura della lettera aiuta il lettore a capire subito il punto.
Generalmente, una mail si divide in:
- Subject Line (Oggetto)
- Salutation (Saluto iniziale)
- Opening Sentence (Frase di apertura)
- Body (Corpo del testo)
- Closing (Conclusione)
- Sign-off (Saluto finale e firma)
Vediamo ora, passo dopo passo, come costruire ogni sezione.
L'oggetto della mail: la prima impressione conta
L‘oggetto è la prima cosa che viene letta. In una mail formale, deve essere chiaro e conciso. Deve riassumere la questione o il motivo della comunicazione.
👩💼Se cerchi lavoro, l’oggetto è vitale. Deve contenere la posizione e il tuo nome. I recruiter filtrano le mail tramite keyword. Non perdere l’opportunità per un oggetto sbagliato. Evita oggetti vaghi come Info o Question. Sii specifico. Se stai inviando una candidatura, scrivi: Application for [nome della posizione] – [il tuo nome].
In una mail informale, puoi essere meno descrittivo, ma la chiarezza è sempre apprezzata per evitare che la mail finisca nello spam.
Saluto iniziale: come iniziare una mail in inglese
Il saluto iniziale è importantissimo. Se sbagli qui, rischi di che il tuo interlocutore smetta di leggere. Di seguito ti abbiamo elencato e spiegato le opzioni principali per l’apertura.
Il saluto inglese formale vs informale
👉 Nelle email formali, se conosci il nome del destinatario, usa sempre:
- Dear Mr [Cognome] (per gli uomini)
- Dear Ms [Cognome] (per le donne)
🚨In inglese si usa il last name (cognome), non il first name (nome di battesimo) nelle comunicazioni formali, a meno che non si venga invitati a farlo.
Mentre Dear è lo standard per la lettera formale, nelle email informali hai molta più libertà.
👉 Nelle email informali, quando scrivi a un amico o un collega con cui hai confidenza, puoi usare:
- Hey
- Hi
- Hello
Queste forme sono amichevoli e immediate. Ricorda però: mai usare “Hey” in una lettera formale per un lavoro!
Quando non conosci il destinatario
Capita spesso di dover scrivere a un indirizzo generico (es. info@azienda.com). In questo caso, hai diverse opzioni.
✔️ La formula classica, molto formale, è Dear Sir Madam.
✔️ Un’altra opzione, se non sai chi leggerà, è To whom it may concern (“A chi di competenza”). Sebbene sia un po’ datata, è ancora usata in contesti burocratici.
✔️ Oggi si preferisce spesso usare il titolo del ruolo, ad esempio: Dear Hiring Manager o Dear Customer Service Team.
🚨Come accennato, to whom it may concern va usato con cautela. È molto impersonale. Se puoi, fai una ricerca su LinkedIn o sul sito web dell’azienda per trovare il nome della persona di contatto. Dimostra spirito di iniziativa e cerca di personalizzare.
La frase di apertura: rompere il ghiaccio
Dopo il saluto, serve una frase che introduca il motivo della mail. In una mail formale in inglese, spesso si inizia facendo riferimento a un contatto precedente. Se stai rispondendo a qualcuno, la formula magica è:
- Thank you for your email / prompt reply.
Questa è cortesia pura e mostra competenza. Se invece sei tu a scrivere per primo, vai dritto al punto.
“I am writing to…”: dichiarare l’intento
Per spiegare perché scrivi, usa la costruzione al Present Continuous. Questa formula è chiara, diretta e molto professionale.
- I am writing to… (Scrivo per…)
Aggiungi poi il verbo che descrive la tua azione:
- …to inform you that (per informarla che)
- …to apply for (per candidarmi a)
- …to request (per richiedere)
- ...to complain about (per reclamare su)
Veniamo al dunque: il corpo della lettera
Nel corpo della lettera, fornisci informazioni chiare. Ricorda, l’email è uno strumento pratico e veloce, non serve a fare letteratura.
Per non sbagliare, nel costruire il corpo principale della tua mail puoi seguire questo schema:
1️⃣Spiega il contesto
2️⃣Aggiungi dettagli rilevanti
3️⃣Indica ciò che stai chiedendo
4️⃣Proponi un eventuale seguito
Esempi utili di frasi:
- Could you please provide…?
- I would appreciate your help with…
- To inform you that…
🚨 Essere formali non significa essere robotici. Anche in una lettera formale, cerca di mantenere un tono umano. Frasi come I hope you are having a good week possono ammorbidire un’email di lavoro rigorosa.
Chiedere informazioni o aiuto 🙏
Spesso scriviamo perché abbiamo bisogno di qualcosa. Come chiedere senza sembrare scortesi? Usa i verbi modali come Could o Would.
- “Could you please send me…”
- “I would appreciate if you could…”
Evita l’imperativo diretto (Send me the file). In inglese la cortesia (politeness) è fondamentale per ottenere aiuto.
Allegati: come segnalarli 🖇️
Se devi inviare dei documenti, non dimenticare di menzionarli nel testo. Per esempio, se stai inviando un CV o un report, assicurati che il destinatario lo noti subito .La frase standard è:
- “Please find attached…”
- “I am attaching…”
Gestire le cattive notizie 😑
Se devi comunicare un rifiuto o un problema, l’inglese richiede tatto. Ti consigliamo di iniziare con:
- “I am afraid that…”
- “We regret to inform you that…”
Queste frasi ammorbidiscono il colpo e mantengono il tono professionale necessario nelle aziende.
Conclusione: come chiudere una mail in inglese
Siamo arrivati alla fine.: hai detto quello che volevi dire e ora devi concludere la tua mail in modo coerente con il contenuto, educata e al tempo efficace. Il modo dipende ancora una volta dal tono della lettera.
Come concludere una mail formale
Come concludere una mail formale correttamente? La chiusura deve rispecchiare l’apertura.
Se hai iniziato con Dear Sir/Madam (senza nome), la chiusura corretta è tradizionalmente Yours faithfully.
Se hai iniziato con il nome del destinatario (es. Dear Mr Smith), allora userai Yours sincerely.
Tuttavia, nel business moderno, formule come Best regards o Kind regards sono ormai accettate quasi ovunque e sono molto sicure.
Come concludere una mail in inglese informale
Se la mail è per amici o colleghi stretti, puoi rilassarti.
Ecco alcune opzioni simpatiche:
- Cheers (molto britannico)
- Best
- Talk soon
- Take care
Queste chiusure mostrano vicinanza e calore.
Ringraziamenti finali
Prima dei saluti, è buona norma inserire una frase di ringraziamento.
Se vuoi dire molte grazie o grazie mille in modo appropriato, usa:
- Thank you very much for your time (formale)
- Thank you for your cooperation (formale)
- Thanks a million (molto informale).
L'importanza della firma
👉 Nelle mail formali, dopo i saluti, inserisci la tua firma completa. Nome, Cognome, Ruolo, Azienda e contatti telefonici. Questo dà autorità e facilita la comunicazione futura.
👉 Nelle mail informali, basta il tuo nome di battesimo.
Frasi utili per scrivere una mail in inglese
Non possiamo scriverle tutte qui, ma sappiamo che una bella lista di frasi utili e pronte all’uso può essere utile quando ci si trova davanti al PC. Per non lasciarti solo ti abbiamo preparato questa
👉 Lista PDF delle frasi utili per scrivere una mail in inglese 👈
Scaricala e salvala!
Qualche dritta per scrivere un'email efficace in inglese
Adesso che abbiamo sistemato i fondamentali della scrittura di email in inglese, possiamo dedicarci a qualche dettaglio che migliorerà di molto l’efficacia e la precisione della tua mail.
Breve è meglio ⌚
Nel mondo del lavoro, la brevità è apprezzata. I manager ricevono centinaia di mail. Allora tu:
- Usa elenchi puntati
- Vai al sodo velocemente
- Rileggi sempre prima di inviare.
British vs American English 🗣️
Nella pratica e nelle consuetudini di scrittura delle email, c’è differenza anche tra UK e USA.
Gli americani tendono a essere più informali più velocemente. Gli inglesi potrebbero apprezzare maggiormente formule come Yours sincerely. Ricordatelo, e adatta il tuo stile al paese del destinatario.
Datti una mano con gli strumenti online 🛠️
Se hai paura di sbagliare, usa degli strumenti di correzione automatica come Grammarly. Tuttavia, non affidarti ciecamente a loro. Imparare le regole di base, come quelle spiegate in questo articolo, è insostituibile.
Frasi per sollecitare una risposta 👨💻
Succede spesso che il nostro destinatario non ci risponda. Se succede non te la prendere: le persone hanno spesso molto da fare e la tua mail gli è sfuggita. Se succede e per qualche giorno non ricevi risposta, puoi scrivere quello che si definisce un follow-up:
- I am writing to follow up on my previous email…
Fallo con gentilezza, senza sembrare insistente.
Occhio all’egregio
Attenzione ai false friends e alla traduzione letterale dall’italiano. Un errore comune è tradurre Egregio letteralmente. In inglese non esiste un equivalente esatto, si usa Dear, come abbiamo visto.
Qualche esempio pratico
Per capire meglio come scrivere una mail esempio è fondamentale. Allora ti abbiamo preparato 3 esempi a cui ispirarti. Dacci un’occhiata:
Esempio #1 : Mail formale in inglese a una scuola
Immaginiamo di scrivere per chiedere informazioni sui prezzi dei corsi di inglese per bambini.
Subject: Inquiry regarding English courses for children
Dear Sir Madam,
I am writing to ask for information about your online courses. I have a 10-year-old son and I am interested in your methodology.
Could you please send me a brochure with prices and schedules?
Thank you for your assistance.
Yours faithfully,
First Name Last Name
Esempio #2: Lettera formale al datore di lavoro in inglese
Subject: Meeting on Wednesday, Dec. 12
Dear Mr Roberts,
I am writing to inform you that I will be available for the meeting on Wednesday. Thank you for your time.
Best regards,
First Name Last Name
Esempio #3 : Lettera esempio informale
Vediamo ora un modello di mail informale in inglese a un amico.
Oggetto: Dinner on Friday?
Hey Paul,
How are you? I hope everything is going well.
I am writing to see if you are free this Friday for a pizza. It’s been a long time!
Let me know.
Cheers,
[Name]
Conclusione: la pratica rende perfetti
Imparare come scrivere una lettera formale o informale richiede pratica. Non aver paura di buttarti. Ogni mail inviata è un esercizio che ti avvicina alla padronanza della lingua.
Seguendo questi consigli e usando le formule che abbiamo visto, sarai in grado di gestire via email qualsiasi situazione, dal reclamo all’invito a cena, con la giusta formalità e scioltezza.
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